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ANEXO 3

APLICACIÓN DE LA ENCUESTA A EMPRESA GRÁFICA MANS

AUTOEVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE BRECHA ISO 14.001

Sección 1.0 General

La organización ha establecido un sistema de control ambiental (EMS) que cumple los requerimientos de la norma.

[ ] Plenamente establecido y puesto en práctica.

[ ] Establecido y algunos requerimientos puestos en práctica.

[X] No establecido o puesto en práctica.

Sección 1.1. Política ambiental

La alta gerencia ha definido la política ambiental de la organización.

[ ] Sí

[X] No

La política ambiental es apropiada y considera la naturaleza, la escala y los impactos ambientales de las actividades, productos y servicios de la organización.

[ ] Totalmente apropiada.

[ ] Parcialmente apropiada con algunos aspectos/impactos omitidos.

[X] No apropiada.

La política ambiental incluye un compromiso por la mejora continuada.

[ ] Sí, totalmente.

[ ] Compromiso para que una mejoría constante en la política pudiera mejorarse.

[X] No hay compromiso con una mejoría constante.

La política ambiental incluye un compromiso para prevenir la contaminación.

[ ] Sí, totalmente.

[ ] El compromiso para la prevención de la contaminación en la política podrá mejorarse.

[X] No existe el compromiso de la prevención de la contaminación.

La política ambiental incluye el compromiso de cumplir con la legislación y reglamentos ambientales aplicables.

[ ] Sí.

[ ] Sí, pero el compromiso podrá mejorarse.

[X] No.

La política ambiental incluye el compromiso de cumplir con otros requerimientos suscritos por la organización.

[ ] Sí.

[ ] Sí, pero el compromiso podrá mejorarse.

[X] No.

La política ambiental proporciona un marco para establecer y revisar los objetivos y metas ambientales.

[ ] Sí.

[ ] Sí, pero el compromiso podrá mejorarse.

[X] No.

La política ambiental está documentada y puesta en práctica.

[ ] Ambos.

[ ] La política está documentada, pero no puesta en práctica en su totalidad.

[X] Ninguno.

La política ambiental se mantiene y comunica a todos los empleados.

[ ] Ambos.

[ ] Se mantiene, pero los esfuerzos de comunicación podrán mejorarse.

[X] Ninguno.

La política ambiental está disponible para el público.

[ ] Sí.

[X] No.

Sección 1.2. Planificación

Aspectos ambientales

Existe un procedimiento establecido y mantenido para identificar los aspectos ambientales de la organización con el fin de determinar cuáles aspectos tienen impacto significativo en el medio ambiente.

[ ] El procedimiento existe.

[ ] El procedimiento podrá mejorarse.

[X] El procedimiento no existe.

Los aspectos significativos son considerados al establecer objetivos ambientales.

[ ] Sí, todos.

[ ] Algunos.

[X] No, ninguno.

La información relativa a aspectos importantes se mantiene al día.

[ ] Sí.

[X] No.

Requisitos legales y otros

Se ha establecido un procedimiento para identificar y tener un acceso a requerimientos legales y otros a los cuales la organización suscribe, que son directamente aplicables a los impactos ambientales. El procedimiento está al día y se le mantiene.

[ ] Sí, existe un procedimiento y está actualizado.

[ ] Existe un procedimiento, pero necesita ser actualizado.

[X] No, el procedimiento no existe.

Objetivos y metas

Se han establecido objetivos y metas en cada una de las funciones y niveles de importancia dentro de la organización.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente, en algunas funciones y niveles pero no en todas.

[X] No.

Requerimientos legales y otros de importancia fueron considerados al establecer objetivos y metas.

[ ] Sí.

[X] No.

Aspectos ambientales significativos fueron considerados al establecer objetivos y metas.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Las opciones tecnológicas, y los requerimientos financieros operacionales y de negocios se tomaron en cuenta al establecer objetivos y metas.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los puntos de vista de las partes interesadas se tomaron en cuenta al establecer objetivos y metas.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los objetivos y metas son consistentes con la política ambiental.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los objetivos y metas son consistentes con el compromiso de prevenir la contaminación.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Programas de control ambiental

Existe un programa de control ambiental establecido para alcanzar objetivos y metas ambientales.

[ ] Sí, plenamente establecido.

[ ] Parcialmente establecido.

[X] No.

El programa de control ambiental incluye una designación de responsabilidad para alcanzar objetivos y metas en cada función y nivel de importancia de la organización.

[ ] Sí.

[ ] Algunas responsabilidades no designadas.

[X] No.

El programa de administración ambiental incluye los medios y el marco de tiempo en el cual los objetivos y metas deberán alcanzarse.

[ ] Sí.

[ ] Algunos marcos de tiempo no incluidos.

[X] No.

El programa de control ambiental se aplica a nuevos desarrollos, actividades nuevas o modificadas, productos y servicios, conforme sea apropiado.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Sección 1.3. Puesta en práctica y operación

Estructura y responsabilidad

Las funciones, responsabilidad y autoridades están definidos, documentados y comunicados.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los recursos esenciales para la puesta en práctica y el control del EMG han sido proporcionados - incluyendo recursos humanos y habilidades especializadas, tecnología y recursos financieros.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

La alta gerencia ha designado un representante (s) de la gerencia con funciones, responsabilidades y autoridad definidos para establecer, poner en práctica y mantener el EMS.

[ ] Sí.

[ ] Algunos representantes no designados.

[ ] Algunas funciones, responsabilidades y autoridades no definidos.

[X] No.

Estos representantes reportan a la alta gerencia el desempeño del sistema de administración ambiental para revisión gerencia y como base para una mejora continua.

[ ] Sí, sobre una base programada.

[ ] En ocasiones, pero no sobre una base programada.

[X] No.

Capacitación, percepción y competencia

Las necesidades de capacitación han sido identificadas y el personal apropiado ha recibido la capacitación necesaria.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los procedimientos están establecidos y se les da mantenimiento para que los empleados estén conscientes de la importancia de la conformidad de la política ambiental y sus procedimientos y por los requerimientos del EMS.

[ ] Sí, los procedimientos se han establecido y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorar.

[X] No.

Los procedimientos están establecidos y se les da mantenimiento para hacer que el empleado este consciente de impactos significativos, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo y los beneficios ambientales del desempeño personal mejorado.

[ ] Sí, los procedimientos han sido establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorar.

[X] No.

Los procedimientos han sido establecidos y se les da mantenimiento para hacer que los empleados están conscientes de sus papeles y responsabilidades para alcanzar la conformidad con la política ambiental y con los requerimientos del EMS - incluyendo preparación y respuesta a requerimientos de emergencia.

[ ] Sí, los procedimientos han sido establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorar.

[X] No.

Los procedimientos están establecidos y se les da mantenimiento para hacer conscientes a los empleados de las consecuencias potenciales del incumplimiento de los procedimientos de operación.

[ ] Sí, los procedimientos han sido establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorar.

[X] No.

El personal que desarrolla tareas que pueden causar impactos ambientales significativos tienen la capacidad para desempeñar sus deberes basados en educación, capacitación o experiencia.

[ ] Sí, plenamente competentes.

[ ] Parcialmente competentes.

[X] No.

Comunicación

Se han establecido y se da mantenimiento a procedimientos para la comunicación interna acerca de aspectos ambientales importantes y el EMS.

[ ] Sí, los procedimientos han sido establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorar.

[X] No.

Se han establecido y se da mantenimiento a procedimientos para recibir, documentar y responder a comunicaciones importantes de partes interesadas externas en su relación con aspectos ambientales importantes y el EMS.

[ ] Sí, los procedimientos han sido establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorar.

[X] No.

Los medios para comunicar información al exterior acerca de aspectos ambientales importantes se han considerado y documentado.

[ ] Sí, se han revisado y documentado plenamente.

[ ] Revisado pero no documentado.

[X] No.

Documentación EMS

Se ha establecido y se mantiene información que describe los elementos clave del EMS.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Se ha establecido y se mantiene información que proporciona dirección a la documentación relativa.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Control de documentos

Los procedimientos para controlar todos los documentos se han establecido, se les da mantenimiento y están fácilmente disponibles.

[ ] Sí, los procedimientos se han establecido, se les da mantenimiento y están fácilmente disponibles.

[ ] Los procedimientos se han establecido pero no están fácilmente disponibles.

[ ] Los procedimientos podrán ser mejorados.

[X] Los procedimientos no se han establecido.

Estos procedimientos son estudiados con periodicidad, revisados si es necesario y aprobados por el personal autorizado.

[ ] Sí, los procedimientos son analizados y revisados con periodicidad.

[ ] Los procedimientos son analizados y revisados pero sin un programa específico.

[X] No, los procedimientos no son revisados.

Las versiones actuales de documentos importantes están disponibles y en su debida ubicación para el funcionamiento efectivo del EMS.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los documentos obsoletos se han retirado con prontitud de todas las áreas que utilizan estos documentos.

[ ] Sí.

[X] No.

Los documentos obsoletos retenidos para propósitos legales, o de conservación de conocimientos se han marcado debidamente.

[ ] Sí.

[X] No.

Los documentos son legibles, están fechados y son fácilmente identificables.

[ ] Sí.

[X] No.

Existen procedimientos y responsabilidades establecidas y mantenidas para crear y modificar documentos pertinentes.

[ ] Sí, los procedimientos se han establecido y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán ser mejorados.

[X] No.

Control operacional

Las operaciones y actividades que están asociadas con impactos ambientales importantes y que caen dentro del ámbito de la política ambiental y sus objetivos y metas, han sido identificadas.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los procedimientos relativos a estas actividades se han establecido y se les da mantenimiento para cubrir situaciones que, en su ausencia, podrán conducir a desviaciones de la política ambiental y a los objetivos y metas.

[ ] Sí, los procedimientos se han establecido y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorarse.

[X] No.

Los procedimientos estipulan criterios de operación.

[ ] Sí.

[X] No.

Los procedimientos relacionados con los aspectos ambientales significativos de bienes y servicios de proveedores y contratistas, se han establecido y se les da mantenimiento.

[ ] Sí, los procedimientos se han establecido y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorarse.

[X] No.

Los procedimientos y requerimientos importantes se comunican a proveedores y contratistas.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Preparación y respuesta a emergencias

Los procedimientos que identifican el potencial, y la respuesta a accidentes y situaciones de emergencia se han establecido y se les da mantenimiento.

[ ] Sí, los procedimientos se han establecido y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorarse.

[X] No.

Los procedimientos se refieren a la prevención y mitigación de impactos ambientales que puedan asociarse con cualquier accidente o situación de emergencia.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los procedimientos de preparación y respuesta a emergencias se han estudiado y revisado conforme sea necesario, pero en particular después de la ocurrencia de accidentes o situaciones de emergencia.

[ ] Sí.

[X] No.

Los procedimientos de preparación y respuesta a emergencias se han probado periódicamente cuando es práctico.

[ ] Sí.

[X] No.

Sección 1.4. Verificación y acción correctiva

Monitoreo y medición

Existen procedimientos establecidos y se les da mantenimiento para monitorear y medir sobre bases regulares las características clave de las operaciones y las actividades que pueden tener impacto significativo en el medio ambiente.

[ ] Sí, los procedimientos están establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorarse.

[X] No.

El monitoreo y la medición incluye información de registro para rastrear el desempeño, controles de operaciones relevantes y conformidad con objetivos y metas.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

El equipo de monitoreo es calibrado y mantenido y se lleva un registro del proceso de calibración que se conserva por procedimiento.

[ ] Sí.

[X] No.

Se ha establecido y se mantiene un procedimiento para evaluar periódicamente el cumplimiento de la legislación y reglamentos ambientales relevantes.

[ ] Sí, los procedimientos están establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorarse.

[X] No.

Inconformidad y acción correctiva y preventiva

Se han establecido y se da mantenimiento a procedimientos para el manejo y la investigación de inconformidades, para tomar acciones que mitiguen los impactos causados por la inconformidad y para iniciar acción correctiva y preventiva.

[ ] Sí, los procedimientos están establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorarse.

[X] No.

La responsabilidad y la autoridad para estas mismas tareas están definidas.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Cualquier acción correctiva o preventiva es apropiada para la magnitud de impacto ambiental actual o potencial que ha, o podría ocurrir de la inconformidad.

[ ] Sí.

[X] No.

Los procedimientos se modifican para reflejar acciones correctivas y preventivas.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Registros

Se han establecido y se da mantenimiento a procedimientos para la identificación, mantenimiento y disposición de registros ambientales.

[ ] Sí, los procedimientos están establecidos y se les da mantenimiento.

[ ] Los procedimientos podrán mejorarse.

[X] No.

Los registros ambientales incluyen registros de capacitación, registros de resultados y registros de revisiones gerenciales.

[ ] Sí.

[X] No.

Los registros ambientales son legibles, identificables y rastreables a la actividad, producto o servicio involucrados.

[ ] Sí.

[X] No.

Los registros ambientales son fácilmente obtenibles y están protegidas de daños, deterioro o pérdida.

[ ] Sí.

[X] No.

La historia de retención de los registros está documentada.

[ ] Sí.

[X] No.

Los registros demuestran cumplimiento con la forma.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Auditoría EMS

Se ha establecido y se mantiene un programa y procedimientos para auditorías EMS periódicas.

[ ] Sí, se han establecido y se mantiene un programa y sus procedimientos.

[ ] El programa y sus procedimientos podrán mejorarse.

[X] No se han establecido un programa y procedimientos.

Las auditorías determinan si el EMS se conforma o no a los requerimientos internos para la administración ambiental.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Las auditorías determinan si el EMS ha sido puesto en práctica y se le mantiene debidamente o no.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Los resultados de auditoría son presentados a la dirección para su revisión.

[ ] Sí.

[X] No.

Los procedimientos de auditoría cubren el ámbito de la auditoría, frecuencia y metodología, y responsabilidades y requerimientos para realizar auditorías y reportar resultados.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

Sección 1.5. Revisión de la administración.

La alta dirección revisa periódicamente el EMS para asegurar su carácter apropiado y efectividad.

[ ] Sí, sobre una base programada.

[ ] En ocasiones, pero no sobre bases regulares.

[X] No.

La información necesaria se recolecta y proporciona para permitir que la dirección desarrolle la evaluación.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

La dirección evalúa la necesidad de cambios en la política ambiental, sus objetivos y en el EMS, como se indica en los resultados de la auditoría EMS, cambiando las circunstancias y el compromiso hacia una mejora constante.

[ ] Sí, plenamente.

[ ] Parcialmente.

[X] No.

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