NORMA ISO 14.000:  INSTRUMENTO DE GESTIÓN AMBIENTAL PARA EL SIGLO XXI

“ APLICACIÓN PRACTICA EN UNA EMPRESA DE CURTIEMBRE”

Autor: Rodrigo Rivera


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CAPITULO 3

I.- IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 14.000 EN UNA PYME 

En el capítulo recién visto se analizó y describió teóricamente la norma ISO 14.000, dándole especial énfasis al sistema comprendido en ISO 14.001, puesto que es a través de esta norma que una organización puede ser certificada. En el presente capitulo se desarrollara la propuesta de la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental a una empresa.

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

La Empresa que se pretende certificar bajo ISO 14.000, corresponde a "Gráfica Mans". La empresa se dedica a la fabricación de etiquetas autoadhesivas (calcomanías) y a la impresión de propaganda en telas (banderines, poleras, lapices, etc.). Esta empresa nace hace 30 años como una taller artesanal de estampados, con el tiempo y la buena gestión y profesionalismo de su dueño logra posicionarse dentro de este sector como una empresa de trayectoria en su rubro, esta compuesta por 52 personas, entre gerentes, personal administrativo, jefes de taller y operarios.

Organización
La administración general de la empresa es manejada por su dueño Don Rafael Zamorano Mans, quien hace las veces de gerente general y representante legal, su hijo, es quien se encarga del área comercial de la empresa. Las áreas administrativas y de producción están a cargo de otros gerentes.

Descripción de cargos
A continuación se detallarán las labores asociadas a cada área descrita en el organigrama, describiéndose cuales son las responsabilidades, las características profesionales y por cuantas personas están compuestas cada área.

Gerencia General
La gerencia general, como se dijo anteriormente está a cargo del dueño de la empresa, Don Rafael Zamorano Mans, de profesión Dibujante industrial de la Universidad Técnica del Estado (actual USACH) con un MBA de la Universidad Adolfo Ibañez. La labor del gerente general es la coordinación de todas las áreas de la empresa, es en esta gerencia en donde se fijan las metas y objetivos que les serán exigidos a los otros gerentes. Aparte de estas labores de Administración y gestión de la empresa. Don Rafael es quien personalmente, está atento a la salida al mercado de nueva tecnología, la que luego de una evaluación y si esta cumple con los requisitos que el considera le serán beneficiosos a su empresa, compra en el extranjero, principalmente en Italia, Estados Unidos y Alemania.
Esta gerencia esta compuesta por 3 personas, el Gerente General, un Junior y una secretaria.

Gerencia Comercial
Esta gerencia está a cargo de Rafael Zamorano Infante, de profesión Ingeniero Civil industrial de la Universidad de Santiago. La misión de esta gerencia es la comercialización de todas las líneas de productos que se fabrican, también es esta gerencia la encargada de desarrollar nuevos productos. De esta área dependen dos unidades o departamentos, que describiré a continuación, además de 2 secretarias.

  1. Departamento de Ventas Santiago:
    Esta unidad esta liderada por un jefe de ventas con basta trayectoria en la venta industrial de productos gráficos de serigrafía y estampados, la labor de este departamento es la comercialización en toda el área metropolitana de los productos. Este departamento esta compuesto además del jefe de ventas, por 4 vendedores especialistas en el rubro.

  2. Departamento de Ventas Regiones:
    Este departamento está dirigido por su jefe de ventas regionales y compuesto por 3 vendedores. Dos de estos vendedores realizan las ventas en las regiones Sur del país y uno en la zona norte. al igual que el departamento de ventas Santiago, la misión de este departamento es la comercialización de toda la línea de productos de la empresa.

Gerencia de Producción
La gerencia de producción está a cargo de Don Sergio Carrasco, de profesión Técnico Industrial, esta gerencia es la Encargada de realizar, diseñar y perfeccionar todos los procesos productivos necesarios para la materialización de los pedidos encargados por el área comercial de la empresa.
Esta gerencia esta subdivida en 2 áreas importantes de proceso, a saber:

  1. Taller de impresión: Esta área está a cargo de un jefe de taller, el cual tiene la responsabilidad del proceso productivo de estampados ya sea en telas (lienzos, poleras, ropa, etc.), afiches de papel, productos plásticos y todo lo relacionado al área de impresión de la empresa. Esta área, aparte de su jefe está compuesta por 22 operarios y 3 choferes. De este taller también depende la bodega y el reparto de los pedidos a los clientes.

  2. Taller Gráfico: Esta área de la gerencia de producción es la encargada de realizar la primera parte del proceso de producción, esta primera parte consiste en el diseño y confección de los negativos, estenciles y bastidores que serán usados en la segunda etapa de producción. Esta área está dirigida por un jefe de taller, 5 técnicos gráficos y 4 operarios.

Gerencia de Administración y Finanzas
Esta gerencia es liderada por el gerente de Administración y Finanzas, Sr. Armando Muñoz Valdés, de profesión Ingeniero Comercial de la Universidad Gabriela Mistral. Esta gerencia es la encargada de administrar y optimizar los Recursos financieros de la empresa, entre las labores que se le ha encargado a esta gerencia están la obtención de financiamiento con los Bancos, obtención de líneas de crédito, comercio exterior, obtención de las materias primas requeridas para el proceso productivo, realizar el presupuesto anual, etc.
De esta gerencia dependen los siguientes departamentos:

  1. Contabilidad:
    Este departamento está a cargo del jefe de contabilidad y un administrativo, este departamento es el encargado de preparar los balances, estados de resultado, pago de IVA, pago de facturas, pago de remuneraciones, pago de imposiciones, entre otros.

  2. Adquisiciones:
    Este departamento está dirigido por un encargado de adquisiciones mas una asistente, este departamento es el encargado de las compras de materias primas e insumos requeridos en el proceso productivo y en general de todo la interacción con proveedores que mantiene la empresa.

Ya conocida en detalle la estructura organizacional de la empresa, a continuación describiremos las líneas de proceso que la empresa utiliza:

Líneas de Proceso Empresa Gráfica Mans:

  1. Diseños Gráficos.

  2. Off Set.

  3. Serigrafía.

  4. Rotulación Gráfica.

  5. Metalúrgica Publicitaria.

 Es a través de estas 5 líneas de procesos que la empresa utiliza que son creados los distintos productos que mencionaremos a continuación:

Líneas de Productos Empresas Gráficas Mans

  1. Etiquetas de tela Autoadhesivas.

  2. Calcomanías en plásticos.

  3. Calcomanías en papel.

  4. Afiches de Papel.

  5. Letreros metálicos.

  6. Estampados varios en prendas de vestir.

Proceso Productivo

Como se indicó anteriormente, existen en la empresa 5 líneas de procesos, no obstante, el proceso productivo para estas 5 lineas de proceso es básicamente el mismo.

Es valido aclarar que los 5 tipos de procesos son, por así decirlo, 5 técnicas distintas de estampar un producto y se diferencian entre si por aspectos tales como: Resolución (nitidez requerida) en el estampado, cantidad de colores a combinar, mezcla de colores, tamaño del estampado, etc,. Por ejemplo si queremos estampar la polera de un equipo de fútbol con su numero y nombre, lo más recomendable es hacerlo mediante un proceso serigráfico; Si por otro lado, tenemos el estampado de una calcomanía circular de 5cm de diámetro, con un logotipo de más de tres colores y con una leyenda escrita en su contorno, lo mas apropiado seria hacerlo bajo un proceso Off-Set.

Del ejemplo anterior diremos que a parte de las diferencias en la calidad de impresión (mayor o menor resolución) la diferencia esta dada por el precio del proceso, un proceso Off-Set es de mayor valor que un proceso serigráfico, pues en este último es menor la materia prima requerida. Finalmente, para formarse una idea general, pero ilustrativa, de los procesos empleados en esta empresa Gráfica, diremos que el resultado de cada proceso es un estampado, ya sea en cartón, un papel, una prenda de vestir, una lamina de plástico o un latón.

Descripción del proceso productivo

He considerado de vital importancia describir los pasos del proceso productivo, puesto que es aquí donde mejor podemos apreciar algunos de los elementos y factores que impactan al medio ambiente, que es precisamente lo que tenemos que tener claro antes de establecer y desarrollar el Sistema de Gestión Ambiental, SGA, en la empresa.

Previo a describir las distintas etapas del proceso productivo, diremos que la génesis de este es un dibujo que trae el cliente para ser reproducido, encenderemos por dibujo, un paisaje, un número, un logotipo, etc. En general, cualquier elemento que pueda ser dibujado. Luego, una vez definida la tarifa a cobrar al cliente, el dibujo es entregado al taller gráfico, es aquí donde comienza el proceso productivo.

Etapas del Proceso Productivo

En el taller Gráfico:

  1. El dibujo es re-dibujado en algún elemento duro, generalmente, cartón y haciéndose un molde que será utilizado en las demás fases del proceso.

  2. El molde de cartón entra al proceso de fotomecánica donde se le toma una impresión similar a una fotografía pero que es desarrollada en un estencil (lámina de plástico poroso muy parecido a una rejilla muy fina) del tamaño al que será impreso finalmente. Esta operación es repetida de acuerdo al número de estenciles o placas madres que se vallan a requerir, esto dependerá de si el proceso será continuo, o sea hecho en la máquina estampadora, o será hecho a mano. Cuando el proceso es hecho a mano se le denomina proceso serigráfico (aquí generalmente se necesitan varios estenciles o placas madres) y cuando el proceso es continuo, por el alto número de unidades solicitadas, el proceso es denominado Off-Set, o sea, es hecho en máquinas estampadoras.
    Una vez las placas madres o estenciles terminados pasan al la segunda fase del proceso, o sea al taller de Estampado.

En el taller de Estampado:

  1. Una vez en el taller de estampado, es tomado el estencil o placa madre y se le aplica una prueba de color. Esto consiste en colocar el estencil en una maquina litografía y colorear todas las zonas que deben ir con color en el estampado. Esto se hace para probar que los calados (lugar por donde debe escurrir la pintura al ser estampado) hayan quedado con la abertura perfecta, si no es así, una vez en la máquina estampadora, la pintura se correrá dejando un estampado defectuoso e ilegible.

  2. Una vez concluida la prueba de color, tenemos que el estencil o placa madre está preparado para ser utilizado como el molde definitivo. Es así que en esta etapa la placa madre es insertada en la maquina estampadora la que es programada computacionalmente para aplicar los colores necesarios en la cantidad adecuada. Es en esta etapa donde se realiza la primera prueba para comprobar la efectividad del proceso que será aplicado a continuación.

  3. Ya revisado que la maquina estampadora está "a punto" son pasados los artículos que serán estampados, o sea, esta es la etapa de estampado.

  4. Una vez salidos los artículos de la máquina de estampado, son dejados en unos estantes con bandejas por alrededor de 4 horas hasta obtener un secado óptimo. O sea, esta es la etapa de secado.
    Cada artículo estampado, una vez seco pasa por un control de calidad, o sea, cada producto es chequeado que haya quedado igual a la muestra hecha en la etapa de proceso 4, es decir que haya tomado el color definido en esta etapa y que la pintura no se haya corrido. Finalmente, los artículos son embalados y guardados en bodega hasta ser entregados o retirados por el cliente.

Ya conocidos, en términos generales el proceso productivo, los productos y las personas involucradas con la empresa y a modo de ir visualizando los problemas ambientales de esta organización, se hará una lista de los puntos críticos que producto de la diaria operatoria de esta fábrica causa algún impacto ambiental en el medio ambiente y de esta forma dar respuesta al porque esta empresa debe aplicar los instrumentos estipulados en el Sistema de Gestión Ambiental y adoptar las acciones correctivas de mejoramiento continuo que le permitirán certificarse bajo la norma ISO 14.000.

PROPUESTA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Revisión ambiental inicial

Puntos críticos

Cabe señalar que para hacer esta lista, se consideraron todas las áreas de la empresa y no tan solo los procesos del área de producción. Esto se hace para estar en concordancia de lo que es el espíritu de ISO14.000, o sea una mejora continua que abarque todos los ámbitos de la empresa. Es así que una primera revisión ambiental inicial de la empresa nos muestra ciertos ítems que deberán ser considerados:

  1. Uso de pinturas y solventes:
    En el proceso de estampado se observa un uso de pinturas y tintes de alta toxicidad (lo dicen las etiquetas de fabrica) los que además son disueltos con solventes químicos.
    Cabe señalar que el área en que son manipulados no cuenta con ningún sistema de permita filtrar estas emanaciones y que estas son ventiladas directamente al aire libre. Este hecho ha causado algunos problemas con los vecinos de la fabrica ya que estos se quejan de lo intenso de los olores expelidos.

  2. Limpieza de Utensilios y herramientas:
    Todos los utensilio del taller, dado a que su mayoría son expuestos a pinturas, son limpiados en unas cubetas que contienen diluyente, una vez que se han limpiado un numero determinado de herramienta y este liquido esta sucio, es arrojado directamente a la tierra permitiendo de esta manera la destrucción total de cualquier tipo de vegetación y lo podría ser mas grave aún, al ser absorbido por la tierra este liquido podría llegar a las napas subterráneas causando grave daño al agua depositada en aquellos lugares.

  3. Vehículos:
    La empresa posee 2 camionetas de 500 kilos y dos camiones para 1.500 kilos para los despachos de pedidos. Las dos camionetas son Catalíticas, no así, los camiones que utilizan Bencina con plomo, o sea no son catalíticos, luego el uso de este combustible contribuye a la contaminación del aire por efecto del monóxido de carbono expulsado en su combustión.

  4. Eliminación de Desechos:
    La mayor cantidad de basura sale del área de producción, o sea del taller, los desechos en su mayoría están compuestos por latas y tarros de pintura que son botados a la basura. La empresa no ha instaurado ningún sistema de reciclaje a sabiendas de todos que estos envases de materias metálico son comprados por chatarra.

  5. Aseo del Galpón de la Fábrica:
    El suelo del taller es de Cemento sin ningún recubrimiento, el que al ser barrido levanta una gran nube de polvo, lo que favorece la contaminación del aire producto de las partículas en suspensión que son barridas al aire.

  6. Uso de energía eléctrica:
    Se observa un uso de energía un tanto derrochador, puesto que nadie se preocupa por apagar los artefactos eléctricos cuando no se ocupan, esto incluye las luces de oficina y fabrica, uso de computadores, uso de anafes, etc.

Luego de este preocupante cuadro situacional, y de la conciencia de su gerente general y dueño por los efectos adversos al medio ambiente, se hace necesario enfocar todos los esfuerzos por desarrollar dentro de la empresa un Sistema de Gestión Ambiental de acuerdo a sus posibilidades y que cumpla con la norma de certificación ISO 14.001.

En adelante, se tratará la instauración del Sistema de Gestión Ambiental para la Empresa Gráfica Mans:

Encuesta Situacional

Para conocer la brecha existente entre la empresa y la norme ISO14001, se aplicó una encuesta (ver anexo1), que fue respondida por el Gerente General. El objetivo de esta encuesta es establecer la posición actual de la organización con respecto al medio ambiente.
La encuesta consta de ochenta pregunta agrupadas en cinco ítems:

  1. Política ambiental.

  2. Planificación.

  3. Puesta en practica y operación.

  4. Verificación y acción correctiva.

  5. Revisión de la administración.

La aplicación de la encuesta para esta empresa mostró un resultado negativo, lo que describe que no existe una preocupación por el medio ambiente ni menos de que se haya instaurado un Sistema de Gestión Ambiental. En definitiva existe una brecha enorme en cuanto a la situación actual de esta empresa y lo estipulado por la norma ISO 14001.

Lo importante si, es que existe una preocupación por parte de la administración general de la empresa lo que constituye un punto a favor ya que la norma recalca de que para que se instaure un sistema de gestión ambiental es de suma importancia el compromiso y liderazgo continuo de la alta gerencia, lo que nos asegurará el éxito en una etapa primaria del desarrollo de un Sistema de Gestión Ambiental como es el que se propondrá a continuación:

PROPUESTA SISTEMA GESTIÓN AMBIENTAL (SGA) EN EMPRESA GRÁFICA MANS

Para la aplicación del Sistema de Gestión Ambiental en la empresa se hace necesario crear un departamento encargado de esta labor, con un encargo que se contrate para estos efectos y que dependa directamente del Gerente General, asegurando así, el reconocimiento formal, de todas las áreas y personal de la organización. El departamento, dentro de la estructura organizacional, ocupará un nivel de staff, no obstante, el responsable último por el desempeño de este departamento es el Gerente General. La propuesta de la nueva estructura organizacional es graficada en la figura numero 2.

Política Ambiental
La Administración general (Gerente General) será quien defina la Política ambiental de la empresa. Esta política deberá considerar la misión, valores y principios centrales de la organización, imponer requisitos de comunicación entre todas actores involucrados, establecer una política de mejoramiento continuo, velar por la prevención de la contaminación, asegurar el cumplimiento de reglamentos,
leyes y otros criterios ambientales pertinentes que la organización ha suscrito, De acuerdo a esto se propone un ejemplo de una Política Ambiental para la Empresa:

" Empresas Mans Ltda. , empresa del rubro gráfico, se propone el estricto cumplimiento de Ley general de Bases del Medio Ambiente y cualquier otra Ley o normativa que regule el medio ambiente, Para esto se ha propuesto instaurar un Sistema de Gestión ambiental el que será revisado periódicamente cumpliendo a cabalidad el concepto de mejoramiento continuo aplicándolo en todos sus procesos productivos.

La empresa comunicará a toda la comunidad su intención por mejorar su relación con el medio ambiente, mantendrá información actualizada de todos los documentos medio ambientales que sean de utilidad para los fines que se ha propuesto. En la medida de nuestro alcance económico se irán renovando las maquinarias y haciendo las mejoras correspondientes a todas las áreas del taller y de esta manera asegurar un entorno de seguridad laboral a todos nuestros empleados. Se favorecerá y fomentará la capacitación y entrenamiento a todos los miembros de la organización. La empresa estimulará al personal para que las basuras que se eliminen tengan un proceso previo que asegure su reciclaje.

En toda la empresa se minimizará el consumo de agua y energía eléctrica como así también se preferirán las tinturas naturales a las químicas y aplicando siempre los criterios preventivos ante eventuales emergencias que tengan impacto sobre el medio ambiente".

La empresa, además, se comprometerá a incorporar algunos principio rectores internacionales, tales como:

  1. Los seres humanos constituyen el centro de las preocupaciones relacionadas con el desarrollo sostenible. Tienen derecho a una vida saludable y productiva en armonía con la naturaleza.

  2. El derecho al desarrollo debe ejercerse en forma tal que responda equitativamente a las necesidades de desarrollo y ambientales de las generaciones presentes y futuras.

  3. A fin de alcanzar el Desarrollo Sostenible, la protección del medio ambiente deberá constituir parte integrante del proceso de desarrollo y no se considerará en forma aislada.

  4. Minimizar cualquier impacto ambiental adverso significativo en el diseño y posterior desarrollo de los productos ejecutados dentro de la empresa.

  5. Incorporar conceptos de ciclo de vida.

  6. Prevenir la contaminación, en particular la contaminación del aire, de la tierra y del aire.

  7. Educar, capacitar y comunicar a todos sus empleados en forma periódica de todos los elementos concernientes con el medio ambiente.

  8. Involucrar y comunicarse con la comunidad.

  9. Estimular el uso del SGA por parte de proveedores y clientes.

  10. Desarrollar y mantener, cuando exista un peligro significativo, planes de prevención de emergencias.

PLANIFICACIÓN

La planificación, dentro del Sistema de Gestión Ambiental, nos servirá como una herramienta efectiva para cumplir con la Política Ambiental definida anteriormente.

Identificación de los aspectos ambientales y evaluaciones de los impactos ambientales.
Diremos que un aspecto ambiental se refiere a un elemento de una actividad, producto o servicio de una organización que interactúa con el medio ambiente, e impacto se refiere al cambio que ocurre en el ambiente como resultado del aspecto.
La empresa deberá identificar en todos los procesos productivos y procesos en general, la relación de estos con el medio ambiente y su impacto. La identificación de los aspectos ambientales y la evaluación de los impactos ambientales asociados es un proceso que se puede tratar en las siguientes etapas:

Etapa 1: Seleccionar una actividad, un producto o un servicio La actividad, el producto o el servicio seleccionado debería ser lo bastante grande para permitir un examen significativo y lo bastante pequeño para poder ser comprendido en forma suficiente.
Etapa 2: Identificar aspectos ambientales de la actividad, del producto o del servicio.
Identificar la mayor cantidad de aspectos ambientales posibles asociados a la actividad , el producto o el servicio seleccionado.
Etapa 3: Identificar los aspectos ambientales Identificar la mayor cantidad posible de impactos ambientales reales y potenciales, positivos y negativos, asociados a cada aspecto identificado.

Requisitos legales y otros
La empresa debe mantener y establecer un procedimiento para identificar y tener acceso a los requisitos legales que se apliquen a los aspectos ambientales
de sus actividades. 
De esta forma se estima conveniente que la empresa, a través de su encargado del departamento de gestión ambiental, mantenga información escrita de todas las leyes y reglamentos relacionados con la actividad de la empresa.
En un principio se aconseja empezar con lo siguiente:

  1. Ley de bases del medio ambiente.

  2. Permisos para operar el sector.

  3. Reglamentos específicos de estándares del sector industrial.

Objetivos y Metas ambientales
La empresa debe establecer y mantener objetivos y metas ambientales documentados. Para ello, debe considerar los requisitos legales y otros, sus aspectos ambientales significativos, sus alternativas tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y comerciales.
Cabe mencionar que estos objetivos y metas deben ser consecuentes con la Política Ambiental antes descrita.
De esta forma se sugiere priorizar los puntos crítico antes descritos y definir con cual aspecto se va a comenzar.
Dado la capacidad económica de esta empresa, se recomienda comenzar por la eliminación de desechos, puesto que la basura que es eliminada puede ser vendida y así la empresa palearía de alguna manera los gastos de horas hombre implícitos en el proceso de preparación de la basura para su venta y reciclaje.

OBJETIVO: Reciclar los desechos que son eliminados del área de producción.
META: Alcanzar una recuperación de la basura en un 70% en un plazo máximo de 1 año.
INDICADOR: Kilos mensuales.

Programa de Gestión Ambiental
La empresa debe establecer y mantener uno o varios programas para alcanzar sus objetivos y metas.
El programa debe incluir:

  1.  La designación de la responsabilidad para alcanzar los objetivos y metas en cada función y nivel de la organización.

  2. Los medios y plazos dentro de los cuales se debe lograr.

Si un proyecto tiene relación con nuevos desarrollos y con actividades, productos o servicios nuevos o modificados, el (los) programa (s) debe (n) enmendarse, cuando sea pertinente, para asegurar que la gestión ambiental se aplique a tales proyectos. Por lo tanto, los programas de gestión ambiental ayudan a la organización a mejorar su desempeño. Cabe señalar que los programas de gestión ambiental No fijan metas de desempeño.

De esta forma para la empresa gráfica Mans se le sugiere la puesta en desarrollo de un programa de gestión ambiental estructurado, por ejemplo, de la siguiente forma:

  1. Compromiso con la política ambiental: Conservar los recursos naturales.

  2. Objetivo: Minimizar el uso de energía eléctrica

  3. Meta: Reducir en un 15% el consumo de energía eléctrica de la empresa.

  4. Programa Ambiental: Ahorro en la utilización se electricidad.

  5. Acción: Se apagaran todos los computadores, de la empresa en las horas en que no están siendo utilizados.

IMPLEMENTACIÓN

Se deben definir, documentar y comunicar las funciones, responsabilidades y jerarquías para facilitar una gestión ambiental efectiva. La administración general de la empresa debe proporcionar los recursos esenciales para la implementación y el control del Sistema de Gestión ambiental, esto incluye, recursos humanos y financieros.

De esta forma es aconsejable que esta empresa exitosa en su gestión comercial se ponga a la altura de sus resultados económico y contrate a un encargado para el departamento de gestión ambiental, quien tendrá por función única el asegurar que los requisitos del Sistema de gestión ambiental se han establecido, implementados y mantenido conforme a la norma, además deberá proporcionar al gerente general de informes periódico de la evolución del SGA para supervisión y posterior mejoramiento.

Capacitación y entrenamiento
La Empresa debe identificar las necesidades de capacitación y entrenamiento para todos aquellos empleados cuyo trabajo pueda crear un impacto ambiental significativo en el ambiente. El objetivo de este procedimiento es el de tomar conciencia de:

  1. La importancia de la conformidad con la política y los procedimientos ambientales y los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental.

  2. Los impactos ambientales significativos, reales o potenciales, de sus actividades de trabajo y los beneficios ambientales derivados de un mejor comportamiento personal.

  3. Lo necesario que es estar preparado para responder en caso de alguna emergencia ambiental.

  4. Las posibles consecuencias en caso de apartarse de los procedimientos de operación definidos.

Comunicación
La empresa debe establecer y mantener procedimientos de comunicación en cuanto a los aspectos ambientales y al propio Sistema de Gestión Ambiental. Este aspecto sirve de motivador a los empleados de empresa puesto que estimula la comprensión y aceptación publica del esfuerzo emprendido por la organización por mejorar su desempeño ambiental.
Los procedimientos de comunicación deberán abarcar:

  1. Comunicación interna entre las gerencias.

  2. Comunicación dentro de cada gerencia.

  3. Recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones a los agentes externos involucrados.

Documentación del Sistema de Gestión ambiental, SGA.
La empresa debe establecer y mantener información en papel o algún otro medio para:

  1. Describir los elementos centrales del SGA y sus interacciones.

  2. Actualizar dicha información y eliminar aquella que se encuentra obsoleta.

  3. Indicar la ubicación de la documentación relacionada y complementaria.

Control de Documentos
La empresa debe establecer y mantener procedimientos de control de todos los documentos requeridos por la norma, para asegurar que:

  1. Puedan ser ubicados.

  2. Sean examinados periódicamente.

  3. Se retiren sin demora los documentos obsoletos.

  4. La documentación debe ser legible, fechada y fácilmente identificable, conservada en forma ordenada y modificarlos cuando sea necesario.

Control de operaciones
La organización debe identificar aquellas operaciones y actividades asociadas con los aspectos ambientales de acuerdo con su política, objetivos y metas. 
La empresa debe planificar estas actividades, incluyendo la mantención, para asegurar que se efectúen según las condiciones especificadas mediante:

  1. El establecimiento y mantención de procedimientos documentados para abarcar situaciones en las cuales la ausencia de ellos pudiera llevar a desviaciones de la política , objetivos y metas ambientales.

  2. La estipulación de criterios de operación en los procedimientos.

  3. El establecimiento y mantención de procedimientos relacionados con aspectos ambientales significativos identificables de bienes y servicios usados por la empresa y la comunicación de los procedimientos y requisitos correspondientes a los proveedores y clientes.

Preparación y respuesta ante situaciones de emergencia
La empresa debe establecer y mantener procedimientos que permitan identificar la eventualidad y la respuesta ante accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir y mitigar los impactos ambientales que puedan estar asociados a ellos. De esta forma, la organización debe examinar y revisar, cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación y respuesta ante situaciones de emergencia, en particular, después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. Concretamente, la empresa deberá recopilar información sobre los materiales peligrosos que utiliza, incluyendo el impacto potencial sobre el medio ambiente y las medidas apropiadas que se tomaran en caso de un eventual accidente, además se debe proporcionar planes de capacitación y ensayo de su efectividad.

VERIFICACIÓN Y ACCIÓN CORRECTIVA

Monitoreo y medición
La empresa debe establecer y mantener procedimientos documentados para el monitoreo y la medición regular de las características claves de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente. Esto debe incluir registro de la información para investigar el desempeño, los controles operacionales correspondientes y la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización.

No conformidad y acciones correctivas y preventivas
La empresa debe establecer y mantener procedimientos para definir las responsabilidades y la autoridad para manejar e investigar no conformidades, como resultado de monitoreos y mediciones, tomando las medidas para mitigar cualquier impacto causado y para iniciar y complementar las acciones correctivas y preventivas. Por otro lado , la empresa debe implementar y registrar cualquier cambio en los procedimientos documentados que resulte de las acciones correctivas y preventivas.

Registros
La empresa debe identificar, mantener y disponer registros ambientales. Estos deben incluir, los registros de capacitación y los resultados de las auditorias y revisiones. Estos registros deben ser legibles, identificables y deben permitir que sean horizontales respecto de las actividades, productos o servicios involucrados. Además deben estar ubicables y seguros.

Auditoria del Sistema de Gestión Ambiental
La organización debe establecer y mantener uno o varios programas y procedimientos para las auditorias periódicas del SGA, que se efectúen para:

  1. Determinar si el SGA:

    1. Está conforme con las medidas planeadas para la gestión ambiental, incluyendo los requisitos de esta norma. y 

    2. Ha sido implementado y mantenido correctamente ; y

  2. Informar a la administración general acerca de los resultados de las auditorías.

El programa de auditoría de la organización, incluyendo cualquier cronograma, debe basarse en la importancia ambiental de la actividad en cuestión y en los resultados de las auditorías previas. Para considerarse completos, los procedimientos de auditoría deben abarcar el alcance, frecuencia y la metodología de las auditorías, así como también, las responsabilidades y requisitos para conducir las auditorías e informar los resultados. Por otro lado, las auditorías del SGA pueden ser efectuadas por el socio de la empresa y/o por partes externas seleccionadas por la empresa, las cuales deben mantener objetividad e imparcialidad, así como también, conocimientos apropiados.

Revisión de la administración general
La administración general de la organización debe, a intervalos determinados por ella misma, revisar el SGA, para asegurar su continua conveniencia, adecuación y efectividad. El proceso de revisión de la administración debe asegurar que se reúna la información necesaria para que la administración pueda efectuar esta evaluación. Esta revisión debe documentarse y debe considerar la posible necesidad de cambios a la política, objetivos y otros elementos del SGA, a la luz de los resultados de la auditoría del SGA, de los cambios de circunstancias y del compromiso por un mejoramiento continuo. Este último punto resulta imprescindible para mantener un SGA viable. Además, la revisión del SGA deberá tener un alcance lo bastante amplio para tratar las dimensiones ambientales de todas las actividades, productos o servicios de la organización, incluyendo su impacto en el comportamiento financiero y su posible posición competitiva.


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